Operation am offenen Herzen: Wechsel auf ein neues Bibliotheksmanagementsystem

Die Staats- und Universitätsbibliothek Bremen (SuUB) hat Anfang 2025 für die Medienausleihe das neue Bibliotheksmanagementsystem FOLIO eingeführt. Die Medienerwerbung und die Verwaltung von elektronischen Ressourcen wurden bereits auf FOLIO umgestellt.

FOLIO ist eine zentrale Serviceplattform, die die internen Prozesse und Arbeitsabläufe der Bibliothek verwaltet und organisiert. Dabei wird der gesamte Bearbeitungs- und Nutzungszyklus sowohl physischer als auch elektronischer Medien unterstützt: Dazu gehören die Workflows in den Bereichen Erwerbung und Lizenzierung von Medien, Benutzerkontenverwaltung, Ausleihe und digitale Volltextzugriffe, Fernleihe sowie Monitoring und Statistik.

Aufgrund der großen Vielfalt an Prozessen und Medientypen sind auch Bibliotheksmanagementsysteme im Laufe der Zeit immer komplexer geworden, ähnlich wie andere vergleichbare Standardanwendungen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen wie z.B. SAP.

Als Bibliotheksmanagementsystem der nächsten Generation ist Folio technisch auf dem neuesten Stand und besitzt auch organisatorisch viele Vorteile:

• Modulares Design: FOLIO ist modular aufgebaut, so dass Bibliotheken nur die Komponenten einsetzen können, die sie benötigen. Die Module können einzeln schneller Updates und neue Funktionen erhalten als das bei integrierten Programmsuiten möglich ist.
• Offene Softwarearchitektur: Als Open-Source-Projekt ist FOLIO kostenfrei verfügbar und bietet mehr Flexibilität und Kontrolle über die Systeme. Bibliotheken können das System besser an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und haben die Freiheit, neue Features und Funktionen zu entwickeln oder bestehende zu erweitern.
• Community-basierte Softwareentwicklung: FOLIO wird von einer aktiven Community von Entwicklern, Bibliothekarinnen und Partnern unterstützt. Diese Gemeinschaft bietet Unterstützung, Entwicklung und Innovation, ohne dass man von den wirtschaftlichen Interessen kommerzieller Anbieter abhängig ist. Probleme und Herausforderungen können direkt mit Anwender:innen aus anderen Bibliotheken diskutiert werden.
• Integrationen und offene Schnittstellen: FOLIO kann leicht mit anderen Systemen und Services integriert werden, z.B. mit der Suchmaschine E-LIB, um einen nahtlosen Service für die Nutzer:innen zu ermöglichen.
• Zukunftsorientiert: FOLIO ist so konzipiert, dass es an zukünftige Technologien und Trends angepasst werden kann, was in einer sich dynamisch entwickelnden Systemlandschaft wichtig ist.

Aufgrund der speziellen Rahmenbedingen hochkomplexer Anwendungen in einem Markt von überschaubarer Größenordnung waren die wissenschaftlichen Bibliotheken bislang von wenigen großen Anbietern abhängig, die Produkte für einen weltweiten Markt anbieten. Vor diesem Hintergrund haben sich in den 1990er Jahren Bibliotheken deutschlandweit in Bibliotheksverbünden zusammengeschlossen, um die Digitalisierung im Bereich der Universitätsbibliotheken durch den Einsatz gemeinsamer standardisierter IT-Systeme möglichst ressourcenschonend umzusetzen. Die Staats- und Universitätsbibliothek Bremen ist langjähriges Mitglied im Gemeinsamen Bibliotheksverbund GBV der Länder Niedersachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen, Hamburg, Bremen, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern sowie der Stiftung Preußischer Kulturbesitz mit der Staatsbibliothek zu Berlin.

Die GBV-Verbundleitung hat beschlossen, das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO verbundweit einzuführen. FOLIO steht für "The Future of Libraries is Open" und wird als Open Source von einer internationalen Community entwickelt. FOLIO wird als Software-as-a-Service zukünftig für alle GBV-Bibliotheken einheitlich durch ein von der Verbundzentrale des GBV betriebenen Virtualisierungscluster mit Kubernetes-Technologie bereitgestellt. Die Staats- und Universitätsbibliothek Bremen ist die GBV-Pilotbibliothek für die Folio-Vollimplementierung.

Der Umstieg auf ein neues Bibliotheksmanagementsystem erfordert Zeit und Ressourcen in den Bereichen Systemmanagement und Softwareentwicklung und ein hohes Maß an technischem Fachwissen. FOLIO wurde vor der Umstellung eingehend getestet und wird kontinuierlich verbessert. Es ist daher davon auszugehen, dass es im Praxisbetrieb mit den migrierten Daten des Altsystems zunächst noch zu Schwierigkeiten kommen wird. Bisher konnten alle Probleme mit der engagierten Unterstützung der Verbundzentrale des GBV schnell behoben werden - wir drücken uns und unseren Nutzer:innen die Daumen!

Mehr Information zu FOLIO finden Sie hier: Folio in Deutschland